Пресса
Заглянув в офис любой современной компании, мы, как правило, обнаружим немало разнообразной оргтехники: принтеров, копиров, сканеров, МФУ. Иногда и в одном кабинете может быть установлено сразу несколько подобных устройств. И далеко не всегда даже в ИТ-службе компании, обслуживающей эти устройства, могут внятно пояснить, по какому принципу и из каких соображений они закупались и устанавливались в тех или иных местах.
Конечно, удобно всегда иметь любой необходимый для работы инструмент под рукой и в свободном доступе. Нужно распечатать что-либо по работе или для себя — только руку протяни. А если что забарахлило или картридж закончился, звонок в ИТ-службу — и проблема так или иначе будет решена...
Но это взгляд на ситуацию с позиции пользователя. А если посмотреть на нее с точки зрения руководства компании? Картина, очевидно, будет несколько иной. О необходимости повышения эффективности бизнес-процессов и сокращении издержек в российских компаниях активно заговорили еще в преддверии кризиса 2008 г., а сегодня для многих из них это уже вопрос не только повышения рентабельности бизнеса, но и выживания. В такой ситуации часто под оптимизацией бюджетов понимают их сокращение, и в числе первых «под нож» идут статьи расходов на ИТ, в том числе на печать, без которой пока не обходится ни один офис. Вот только не всегда это приводит к действительной экономии, если компания вслепую идет по пути сокращения парка оргтехники, замены оригинальных картриджей совместимыми, а отслуживших срок высокопроизводительных устройств менее дорогими, но и менее производительными.
Затраты на печать — разобраться непросто
Многочисленные исследования говорят о том, что в компаниях, самостоятельно поддерживающих свой парк печатной техники, зачастую никто не в состоянии оценить полный объем затрат на печать. Как правило, ограничиваются подсчетом начальных затрат на приобретение техники, а также расходов на картриджи и бумагу. «Но это только видимая часть айсберга, — констатирует Герман Лобанов, технический директор группы компаний „Паладин“, предоставляющей широкий спектр услуг по интеграции информационных технологий, а также сервисы управления печатью (MPS) и являющейся давним партнером HP со статусом Partner First Gold и Managed Print Specialist. — В ней не учитываются затраты на проведение тендеров и организацию закупок, хранение запасных частей и расходных материалов, логистику, утилизацию отслуживших компонентов, оплату труда обслуживающего персонала и т. д. Сюда же нужно включить потери от простоев оборудования».
Главная причина такого положения дел заключается в том, что расходы на печать обычно оказываются размазанными по разным подразделениям, и в отсутствие единого центра управления печатью свести их воедино довольно затруднительно.
Задача еще более усугубляется, если принять во внимание также вопросы безопасности. Отсутствие должного контроля за печатью чревато утечками конфиденциальной информации, причем как преднамеренными, так и по неосторожности или невниманию. Ситуации, когда выведенная на печать, но не предназначенная для посторонних информация теряется среди других распечаток и затем попадает не в те руки, не так уж редки, а последствия, в том числе ведущие к финансовым потерям, могут быть очень неприятными.
Скрытые расходы на печать:
· оплата электроэнергии;
· печать в личных целях сотрудников и несанкционированная цветная печать;
· ошибочная печать;
· неэффективное использование ресурсов ИТ-отдела;
· потери от простоя техники (по причине отсутствия расходных материалов или ремонта);
· затраты на содержание складских помещений;
· затраты на оплату труда сотрудников, организующих поддержку печати внутри организации и их рабочих мест;
· затраты на организацию тендеров и логистики расходных материалов.
От собственной инфраструктуры к MPS
Из вышесказанного следует вполне очевидный вывод: эффективная организация инфраструктуры печати — задача непростая, требующая профессионального подхода. Не случайно во всем мире на протяжении уже многих лет растет интерес к услугам MPS (или покопийной печати), представляющим собой разновидность ИТ-аутсорсинга. Причем в отличие от иных форм ИТ-аутсорсинга MPS-контракт практически всегда предполагает снижение общих расходов на печать. Так, по результатам исследования HP (InfoTrends, 2013 Vertical Market Study), оптимизация инфраструктуры печати в ходе реализации MPS-контракта дает экономию от 10 до 30%.
В условиях начавшегося повсеместно активного перехода от традиционной модели использования ИТ к сервисной, чему в немалой степени способствовало распространение облаков, передача управления печатью внешнему провайдеру становится тем более логичным шагом. А для компаний, до сих пор существующих в традиционной ИТ-парадигме, этот шаг может стать первым пробным камнем в переходе на сервисную модель, поскольку задачи управления печатью сравнительно легко выделяются из общего пула ИТ-задач предприятия, а сам MPS-контракт может развиваться постепенно — от простых форм к более сложным.
«В зависимости от степени готовности заказчика к передаче услуг печати на аутсорсинг возможны несколько уровней контракта, — поясняет Герман Лобанов. — Самый простой — „Обслуживание плюс картриджи“. В этом случае поставщик услуги берет на себя все задачи по закупке и хранению расходных материалов, контролю за состоянием принтеров, их обслуживанию и ремонту. На следующем уровне заказчик переходит к оплате услуг по количеству фактически сделанных отпечатков, но при этом продолжает владеть принтерным парком. И, наконец, выводя парк оборудования в аутсорсинг, заказчик полностью переходит к услуге Printing-as-a-Service».
Анатомия перемен
Достижение ожидаемого (и оговоренного в SLA) эффекта от перехода к услугам покопийной печати в большинстве случаев предполагает целенаправленное преобразование инфраструктуры печати.
Для этого аутсорсеру прежде всего необходимо проанализировать существующий у заказчика парк оборудования на предмет его соответствия действующим в компании бизнес-процессам. Это крайне важный для успеха всего проекта этап, поскольку он позволяет представить заказчику ясную картину того, что у него происходит с печатью (это будет отправной точкой для последующей оценки результатов проекта), и предложить меры по оптимизации инфраструктуры печати. Такая оптимизация может предполагать, например, сокращение количества цветных принтеров, замену нескольких малопроизводительных устройств одним высокопроизводительным, размещение оборудования в помещениях с учетом задач находящихся в этих помещениях подразделений и т. д. На этом же этапе выбираются виды услуг, которые должны быть поддержаны техническими средствами: авторизация пользователей, печать по требованию, защищенная печать, гостевая печать и пр.
Затем на основе составленной поставщиком услуг спецификации заказчик может выбрать способ финансирования контракта — это может быть обычная закупка или одна из схем рассрочки или лизинга. И, наконец, контракт вступает в свою основную фазу — фазу исполнения, когда аутсорсер берет на себя управление инфраструктурой печати заказчика и приступает к ее модернизации с одновременным внедрением необходимых средств автоматизации, политик управления, инструментов мониторинга оборудования и т. д.
Благодаря таким инструментам, работающим в автоматическом режиме, замена расходных материалов, обслуживание и ремонт техники выполняются без промедлений. Это позволяет значительно сократить непроизводительные расходы, поскольку практически исключаются ситуации, когда на печать отправлены тысячи листов и все напечатаны бледно или с полосой посередине из-за того, что закончился тонер или выработан ресурс барабана, а значит, все надо перепечатывать заново. За все теперь отвечает поставщик услуг, а единственной заботой заказчика становится своевременная оплата счетов за услуги покопийной печати.
Преимущества MPS-контракта:
· прозрачность и прогнозируемость расходов на печать на годы вперед (контракты заключаются на 3–5 лет);
· сокращение затрат на печать;
· снижение рисков;
· формирование политики корпоративной печати;
· организация мобильной печати;
· управление документооборотом;
· соответствие экологическим требованиям.
Ключевой момент — выбор партнера
Мировая статистика свидетельствует о росте рынка MPS-услуг и по обороту, и по количеству охваченным ими устройств. Наибольший эффект от внедрения покопийных контрактов получают организации с большим парком печатной техники. Они же являются драйверами развития рынка и примером для остальных. Но даже небольшие организации могут получить значимый экономический эффект от передачи услуг печати внешнему провайдеру.
В ситуации, когда компания не может эффективно управлять своим парком печатающих устройств в силу отсутствия необходимого опыта, людских ресурсов и инструментов или свободных средств на модернизацию парка, покопийные контракты — это реальный путь к решению проблемы. Камни преткновения на этом пути могут быть обусловлены отсутствием четко прописанных условий договора между заказчиком и провайдером и правил их взаимодействия, а также критериев оптимизации инфраструктуры печати и уровней реагирования на различные инциденты. Поэтому первый важнейший шаг для заказчика — правильный выбор поставщика услуги, которому предстоит стать заинтересованным в обоюдном успехе партнером на годы. «Группа компаний „Паладин“ готова стать таким партнером, поскольку обладает широкой экспертизой и опытом в данной сфере и опирается на методики, технологии и продукты компании HP, одного из лидеров рынка MPS, — говорит Герман Лобанов. — Помимо широкого спектра печатного оборудования в арсенале HP есть также все необходимые программные инструменты для управления инфраструктурой печати и обеспечения его безопасного использования — такие как HP Access Control, HP Security Manager и др. А накопленный сотрудниками „Паладин“ опыт позволяет прогнозировать проблемные ситуации и заранее обговаривать с клиентом меры для обхода „острых углов“».